Yasal defterlerin saklanma süresi kaç yıldır?
Defter tutmak zorunda olanlar, tutmuş oldukları defterlerle bu defterlere kayıtta esas alınan tüm belgeleri ilgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından başlamak üzere 5 yıl süre ile saklamak zorundadırlar. (VUK madde 253)
TTK’nın 68. maddesinde ise ticari defter ve belgeleri saklama süresi, son işlem tarihinden itibaren 10 yıl olarak belirlenmiştir.
Defter ve belgelerin 5 yıldan sonra da saklaması gerekli durumlar
Defter ve belgelerin saklanma süresi 5 yıl olmakla birlikte, bazı durumlarda kayıt ve belgeleri beş yıldan daha uzun sürelerle muhafaza etme gereği bulunmaktadır.
Beş yıllık süre geçmiş olsa bile böyle durumlarda defter ve belgeleri saklama zorunluğu devam etmekte, incelenmek üzere talep edilmesi halinde incelemeye ibraz edilmesi gerekmektedir. Bunların başlıca örnekleri aşağıda olduğu gibidir.
Geçmiş yıl zararları
Bilindiği gibi Gelir Vergisi Kanunu’nun (GVK) 88’inci maddesine göre, gelirin toplanmasında gelir kaynaklarının bir kısmından hasıl olan zararlar(bazı istisnalarla)diğer kaynakların kazanç ve iratlarından mahsup edilir. B mahsup neticesinde kapatılamayan zarar kısmı müteakip yılların gelirinden indirilir. Arka arkaya beş yıl içinde mahsup edilemeyen zarar bakiyesi müteakip yıllarda indirilemez.
Kurumlar Vergisi Kanunu’nun (KVK) 9’uncu maddesinde zarar mahsubuna ilişki ayrıntılı düzenlemeler yapılmıştır.
Gelir ve kurumlar vergisi mükelleflerince zararın gelecek yıllara devri halinde devreden bu zararların mahsup edilebildiği yıldan itibaren 5 yıllık zaman aşımı süresi boyunca zararın oluştuğu yıla ilişkin defter ve belgelerin muhafaza edilmesi gerekecektir.
Yıllara sari inşaat işleri
Yıllara sari inşaat işleri işin bittiği yılda vergilendirilmektedir. Dolayısıyla, bu kapsamdaki defter ve belgelerin de işin bittiği yılı takip eden yıldan itibaren 5 yıl süre ile saklanması gerekecektir. İşin bir yıldan daha fazla vergilendirme dönemine yayılmış olması nedeniyle işe başlanılan ilk yıldan itibaren defter ve belgelerin muhafaza edilmesi gerekir. İnşaat işi iki yıl sürmüşse ilk yıl defter ve belgeleri 6 yıl saklanmak durumunda olacaktır.
Yukarıda açıkladığımız gibi inşaat işlerinin zararla kapanması dolaysıyla yıllık beyannamede zarar ortaya çıkmışsa ayrıca zararın mahsubunun gerçekleştiği yıldan itibaren beş yıllık zaman aşımı süresi beklenecektir. Defter ve belgelerin saklama süreleri 5 yılı aşmış olacaktır.
Amortismanlar
Geçmiş yıl zararlarında olduğu gibi, bir gider unsuru olan amortismanların da gider yazıldığı yılda tevsik edilmesi gerekmektedir. Bu nedenle amortismana tabi kıymetin iktisabı ile ilgili belgeler bakımından, 5 yıllık zamanaşımı-saklama süresi, kıymetin tamamen itfa edildiği yılı izleyen takvim yılı başından başlar. Sabit kıymetin amortisman süresi 5 yılsa sabit kıymetin alım faturası 10 yıl saklanmış olacaktır.
KDV Mahsup ve İadesi
İlgili olduğu dönemden sonraki yıl içinde katma değer vergisi indirimi ve iadesi söz konusu olması halinde KDV’nin dayanağı olan defter ve belgelerin muhafaza yükümlülüğü beş yıl olmakla beraber istisna veya muafiyet şartlarının ihlali halinde ihlal edildiği yılı izleyen yılın başından itibaren 5 yıl daha saklanması gerekir.
Vergi beyannamelerinin takdir komisyonuna sevk edilmesi
Beş yıllık zaman aşımı süresi dolmadan beyanların vergi idaresince, takdir için takdir komisyonuna sevk edilmesi halinde zaman aşımının işlemesi durur. Ancak duracak süre bir yılı aşamaz. Beyanlarının takdire sevk edildiğini bilen vergi mükelleflerinin defter ve belgelerini bu durumu dikkate alarak saklamaları uygun olur.
Kurumların tasfiyesinde defter belgelerin saklanma süresi
Kurumlar Vergisi Kanunu’nun 17’nci maddesi birinci fıkrasının (ç) bendine göre ,bir yıldan fazla süren tasfiyelerde tarh zaman aşımı ,tasfiyenin sona erdiği yılı izleyen yılın başından başlar. Bu tarihten itibaren beş yıl süre ile defter ve belgelerin muhafazası gerekir. Tasfiye iki yılda tamamlanmışsa tasfiyenin başladığı yılın defter ve belgeleri de muhafaza ve incelemeye yetkililerce istendiğinde ibrazı gerekir.
Diğer kanunlardaki saklama süreleri
Öte yandan,5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 86’ıncı maddesinde, işveren ve iş yeri sahipleri, iş yeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılın başından başlamak üzere 10 yıl süreyle, saklamak ve kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde on beş gün içinde ibraz etmekle yükümlü tutulmuşlardır. Dolayısıyla, sosyal sigortalar kapsamına giren evrak ve belgeler ile defterlerin 5510 sayılı Kanun uyarınca 10 yıl süreyle muhafaza edilmesi gerekmektedir.
Türk Ticaret Kanunu’nda defter ve belgelerin saklanma süresi 10 yıl olarak belirlenmiştir. Açılabilecek ticari davalarda delil olması bakımından defter ve belgelerin varlığı önemlidir.